L’excellence, pour un consultant indépendant, commence par vous. Et vous devez être capable de démontrer cette excellence de façon récurrente à votre client.
Je ne parle pas ici de votre expertise qui, par définition, doit être maîtrisée, mais plutôt de la façon dont vous la créez, la présentez, la vendez et la livrez à vos clients.
Il faut par conséquent que le (la) consultant(e) indépendant(e) enrichisse continuellement la connaissance de ces processus afin de les rendre plus efficaces et performants.
C’est exactement ce qu’une approche « lean » peut offrir à toute structure intégrant des processus, et cela s’applique également au consultant freelance.
Vous avez certainement déjà entendu ce terme « lean ». Après la Seconde Guerre mondiale, alors que le Japon avait peine à se relever économiquement, les industriels ont utilisé les principes du MUDA pour améliorer la performance de leurs entreprises. Ce qui donnera le « système de production de Toyota » et le principe des 3 M.
Le concept est basé sur une chasse continuelle aux gaspillages au sein des différents processus en se focalisant sur les éléments qui ne sont pas créateurs de valeur. L’objectif final étant de faire plus avec moins. Ces concepts ont été intégrés et enrichis avec le « lean manufacturing » et le « management de la qualité totale ».
Vous vous demandez peut-être en quoi tout cela peut être intéressant pour une activité de consultant indépendant ?
Le fait est que vous pouvez utiliser cette approche ainsi qu’un ensemble d’outils pour que vous développiez au fil du temps des processus clients de plus en plus efficaces, moins chers et créant davantage de valeur.
Vous serez alors capable de diminuer votre coût de service et d’augmenter naturellement votre marge en vous évitant de passer tout surcoût de mauvaise qualité à votre client. Ce qui vous rendra alors extrêmement compétitif.
C’est de cette façon que vous construirez progressivement votre avantage concurrentiel : ce qui vous rendra unique, ce qui fera que vos clients vous resteront fidèles et vous recommanderont.
La chasse au MUDA pour le consultant freelance
Voici en tout premier lieu une introduction aux différents types de gaspillage (MUDA) qu’il faut chercher à éliminer de façon permanente dans tous vos processus. J’ai adapté les principes de MUDA pour faciliter leur compréhension et en permettre une meilleure exploitation pour le métier de freelance.
LA SURPRODUCTION : limitez-vous à ce qui est nécessaire à un moment donné. L’une des plus grosses pertes de temps dans la livraison d’une mission est la rédaction du rapport final et des interminables documentations à remettre. Obtenez de votre client un feedback constructif afin d’améliorer constamment leur qualité et qui maximisera la valeur créée.
LES REJETS : éliminez de façon définitive toutes les sources d’erreurs qui génèrent du retraitement. C’est certainement le domaine le plus riche en opportunités pour le consultant. Combien de fois avez-vous refait une proposition, renvoyé une facture non conforme, demandé une seconde réunion pour finaliser la première, combien de fois n’avez-vous pas imprimé le bon nombre de photocopies (en + ou en — ), ou combien de fois la logistique d’une salle a-t-elle posé des problèmes ? Tout ceci est un trésor d’améliorations qui, sans nul doute, une fois corrigées, offriront une expérience radicalement différente à votre client et réduiront significativement votre stress.
LE SUR-TRAITEMENT : c’est le fait de dépenser plus d’énergie que nécessaire dans l’exécution de toutes les tâches (et a fortiori celles qui ne génèrent aucune valeur). Le plus gros fléau de cette catégorie est la saisie multiple de la même information, source d’erreurs (les rejets) et de temps perdu. Travaillez sur cette catégorie avant de penser à automatiser vos tâches.
L’ATTENTE : tous les temps de latence pour vous et votre client qui, au mieux, n’apportent aucune valeur ajoutée et, au pire, constituent un véritable coût d’opportunité. De nombreux exemples d’attente polluent notre quotidien et parmi les plus basiques, on retrouve : l’utilisation d’un ordinateur anormalement lent, des problèmes de pannes ou de bugs, des documents administratifs en retard, des systèmes d’approbation trop lourds, ou alors simplement des personnes en retard à une réunion.
LES DÉPLACEMENTS : ils constituent l’ensemble des mouvements de produits, d’informations et de personnes qui ne créent aucune valeur. On retrouve au premier rang pour le consultant la recherche d’information (dossiers, fichiers, modèles, informations de contact, etc.), la tenue de réunions physiques en lieu et place d’une conférence téléphonique et/ou vidéo, et le passage permanent d’une tâche à une autre, dégradant l’efficacité totale.
L’UTILISATION DES COMPÉTENCES : c’est la sous-exploitation ou la mauvaise utilisation des compétences disponibles. Et cela commence par vous. Si vous avez une expertise spécifique, demandez-vous comment l’utiliser au mieux pour votre activité. Une autre opportunité existe avec la non-utilisation des compétences de votre client. Lorsque vous accompagnez un client, celui-ci dispose d’expertises et de compétences clés. Explorez comment ces dernières trouveraient leur place dans votre mission. Cela peut améliorer l’engagement des équipes pour produire de meilleurs résultats et réduire votre coût.
Mise en pratique
Je vous invite à mettre en pratique le plus rapidement possible ces concepts et à identifier ces sources de gaspillage dans chacun de vos processus clés qui vous font perdre de l’argent, frustrent vos clients et sabotent votre entreprise. Ne cherchez pas à bâtir un système complet dès le départ, mais préférez de petites améliorations continues qui, cumulées, seront plus efficaces.
Je publierai régulièrement des articles sur ce sujet qui vous permettront de découvrir les différents outils et concepts du « lean » appliqués au monde du freelance. Vous les retrouverez dans le sujet « EXCELLENCE CONCURRENTIELLE »
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Crédit Photo: Damien Guillaume
